Digitale Mitgliederverwaltung

Stand: 12.12.2024

Am 09.12. erfolgte die Freischaltung der sächsischen Vereine zur Digitalen Mitgliederverwaltung (DMV) des DJB. Zukünftig werden also auch sächsische Judoka den Judopass und ihre Startberechtigung per QR Code vorzeigen. Wir erwarten uns, nach einem sicher erhöhten Aufwand bei der Transformation, eine Vereinfachung auf allen Ebenen. Vom Kleben der Jahressichtmarken oder der Bestellung von Graduierungsmarken aufgeteilt in die verschiedenen Gürtel – die DMV wird vor allem die Enthusiasten im Verein, die alle diese Prozesse verwalten, stark entlasten.

Wie geht es nun weiter:

Der Verantwortliche im Verein (Angabe aus dem Stammdatenblatt) hat am 09.12. einen Freischaltungslink bekommen, mit dem er sich im DJB Portal (so heißt die DokuMe Plattform offiziell und sollte nicht mit dem bisher verwendeten Judoportal vertauscht werden) anmelden und mit seinem Verein verknüpfen kann. Danach kann er seine Mitgliederliste importieren und anschließend seine Mitglieder zum DJB Portal einladen (Versenden der Verträge an die Mitglieder nicht vergessen). Nachdem die Mitglieder die Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen akzeptiert haben, kann die Vereinsverantwortliche die Pässe per Knopf (digitalisieren) erstellen. Anschließend kann das Mitglied selbst oder der Vereinsverantwortliche die Daten aus seinem Judopass übertragen und anschließend zur Bestätigung und Verifizierung einreichen. Nach der Freigabe durch den Landesverband ist der Pass dann einsatzbereit.

Zur Wettkampflizenz:

Zum 01.12. wurden auch die Wettkampflizenzen vom alten Judoportal ins neue DJB Portal übertragen. Jeder Sportler kann nun in seinem Account unter Lizenzen → Lizenzen hinzufügen, seine Wettkampflizenz verlängern, bzw. auch beantragen. Die Vereine sollten entsprechend die Sportler, die im Januar in die U18 wechseln, frühzeitig importieren, dass diese Ihre Wettkampflizenz beantragen können. Entsprechend den Vorgaben von NADA und DOSB hat sich leider nichts daran geändert, dass die notwendigen Erklärungen per Briefpost versendet werden müssen. Alle bestehenden Lizenzen lassen sich aber weiterhin mit wenigen Klicks verlängern.

Für Rückfragen steht Euch Lilo montags und mittwochs von 09.00 - 13.00 Uhr und freitags von 10.00 - 16.00 Uhr per E-Mail oder per Telefon in der Geschäftsstelle zur Verfügung. Bei technischen Anliegen könnt Ihr Euch auch an den Support von DokuMe wenden.

Stand: 04.12.2024

Liebe Vereine und Abteilungen, liebe Judoka,

wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass die digitale Mitgliederverwaltung nun auch in Sachsen startet! ;) In den kommenden Tagen werdet ihr von DokuMe einen Einladungslink zur neuen Plattform erhalten, über die ihr euren Verein/Abteilung registrieren könnt. Bestandsmitglieder können, wie schon angekündigt, über die Exceltabelle angelegt werden.

Wichtige Informationen:

• Nach Erhalt des Einladungslinks habt ihr 14 Tage Zeit, euch auf der Plattform anzumelden.
• Eine Anleitung zur Nutzung der Plattform könnt ihr im FAQ-Bereich von DokuMe finden.

Start – Wissensquelle für die Vereine
https://www.judobund.de/aktuelles/news/detail/neue-passordnung-und-digitale-mitgliederverwaltung-was-sich-aendert

FAQ & Support auf DokuMe
https://djb.dokume.app/#/help/index/djb_portal/null

Für eure Unterstützung steht Lilo ab der kommenden Woche (Montag und Mittwoch 09.00 - 13.00 Uhr und Freitag von 10.00 - 16.00 Uhr) unter ihrer E-Mail: Lilo.barich@judoverbandsachsen.de oder unter der Telefonnummer der Geschäftsstelle bereit.
Bei Fragen zur Plattform oder technischen Anliegen wendet euch bitte direkt an den Support von DokuMe.

Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Einführung und stehen euch bei Fragen gerne zur Verfügung! Wir wissen, dass eine solche Umstellung mit Schwierigkeiten verbunden ist. Allerdings gibt es nun auch zeitliche Zwänge. Das trifft z. B. auf Wettkampflizenzen und Wettkampfanmeldungen zu. Für diese sind wir auf dieses digitale System zeitnah angewiesen. Selbstverständlich sind bis zur Umstellung auf das elektronische System die bisherigen Pässe etc. gültig. Eine Übergangszeit ist uns seitens des DJB zugesichert. Allerdings gilt die neue Passordnung ab 01.01.2025. Es können also sehr zeitnah keine Papierpässe mehr bestellt werden. Urkunden und Kyu-Marken sind für die Übergangszeit noch vorrätig.

Stand: 16.10.2024

Nachdem das Projekt des digitalen Judopasses, jetzt digitale Mitgliederverwaltung, noch einmal grundlegend überarbeitet wurde, hat die Mitgliederversammlung des Deutschen Judo-Bundes e.V. am 12.10.2024 eine neue Passordnung verabschiedet und damit der Einführung des digitalen Judopasses ab spätestens 01.03.2025 auf Bundesebene zugestimmt.

Damit wird die digitale Mitgliederverwaltung nun auch im Bereich des Judo-Verbandes Sachsen eingeführt.

Da die Software zur digitalen Mitgliederverwaltung, welche zur Erstellung einer JudoPass Lizenz notwendig ist, infolge des Beschlusses der Mitgliederversammlung des DJB noch einmal angepasst werden muss, werden wir, sobald wir einen Fahrplan für den Umstieg im JVS abschätzen können, über die Termine und eine eventuelle Übergangsfrist im Bereich des JVS informieren.

Neben einem Handout planen wir zudem ein Onlineseminar zur Einführung und zur Handhabung der neuen Software.

Es ist uns bewusst, dass der Umstieg auf die digitale Mitgliederverwaltung einen Mehraufwand für die Vereine verursacht. Aber die Vorteile einer digitalen Verwaltung werden nach Einführung des Systems aus Sicht des Vorstandes des JVS schnell überwiegen und viele Prozesse im Verein und zwischen Verein und Verband vereinfacht werden.